Política de Privacidade

Esta Política de Privacidade descreve como a Ultradocs (“nós”, “nosso”) coleta, usa, armazena, compartilha e protege os dados pessoais dos usuários (“você”) que utilizam nossa plataforma de coleta automatizada de documentos via WhatsApp. Ela vale para os dois ambientes: o site público (ultradocs.ai), incluindo o formulário de contato, e a plataforma (app.ultradocs.ai). Quando uma regra vale só para um deles, isso está dito no próprio parágrafo. Operamos em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD — Lei nº 13.709/2018), com a Resolução CD/ANPD nº 19/2024 (transferências internacionais), com o Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014) e com a Política de Dados do Usuário dos Serviços da API do Google, incluindo os requisitos de Uso Limitado.

1. Quem somos

A Ultradocs é um produto operado por Clever Tecnologia da Informação Ltda.(“Clever”, “Ultradocs”), inscrita no CNPJ sob o nº 33.764.262/0001-81, com sede em Rua Monte Alegre, nº 58, Apt. 106, Bloco B, Edifício V Di Castelabatte, Perdizes, São Paulo/SP, CEP 05014-000. Para qualquer dúvida sobre esta Política, entre em contato pelo e-mail contato@ultradocs.ai.

Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO/Encarregado, Art. 41 da LGPD): Salomão Lopes Neto — dpo@ultradocs.ai.

2. Papéis no tratamento (LGPD Art. 5º)

A Ultradocs assume papéis distintos conforme o tipo de dado tratado:

• Em relação aos dados do Cliente (escritório de advocacia, contabilidade, marcas e patentes ou afim contratante): atuamos como controladores, tratando dados de cadastro, autenticação, faturamento, segurança e suporte.
• Em relação aos dados dos Clientes Finais coletados via WhatsApp (mensagens, arquivos, dados extraídos por IA): atuamos como operadores (Art. 5º, VII, LGPD), processando os dados sob instrução do Cliente controlador. O Cliente é responsável por obter consentimento ou identificar a base legal aplicável junto aos titulares finais antes de iniciar a coleta, bem como por atender requisições de titulares (Art. 18 da LGPD).
• Em relação a quem preenche o formulário do site público (interessados em conhecer ou contratar a Ultradocs): atuamos como controladores. Os dados são nossos, a finalidade é nossa (contato comercial) e as decisões sobre eles são tomadas por nós.

3. Dados que coletamos

Coletamos as seguintes categorias de dados:

• Dados cadastrais do Cliente: nome, e-mail, telefone, nome da empresa/escritório, cargo.
• Dados de autenticação e integração: tokens OAuth do Google (armazenados de forma criptografada), identificadores de instância do WhatsApp, hashes de senha.
• Dados de uso e operação: mensagens trocadas com Clientes Finais via WhatsApp, arquivos enviados pelos Clientes Finais, metadados de cada coleta (data, status, histórico, eventos).
• Dados extraídos por IA: informações estruturadas extraídas dos documentos enviados pelos Clientes Finais (por exemplo: nome, CPF, RG, datas, endereço), utilizadas para validar e organizar os arquivos no destino escolhido pelo Cliente.
• Dados financeiros: nome, e-mail, identificadores de assinatura e histórico de cobranças, processados pelo Stripe (não armazenamos dados completos de cartão).
• Dados de uso técnico: registros de acesso, endereço IP, agente do navegador, identificadores de dispositivo, ações realizadas na plataforma — coletados para segurança e cumprimento do Marco Civil da Internet (Art. 15).
• Dados de suporte: mensagens enviadas ao suporte, solicitações e registros de atendimento.
• Dados de contato comercial (formulário do site público): nome, número de WhatsApp (obrigatórios), e-mail e segmento de atuação (opcionais), plano de interesse, além de metadados da própria visita: a página em que o formulário foi aberto, o botão de origem, o site que trouxe você e um identificador de sessão criado por nós, sem relação com nenhuma conta. O número de WhatsApp é guardado nas duas formas: como você digitou e no formato internacional.

  Guardamos o que já foi preenchido, mesmo sem envio.Se você começa a preencher e sai, os campos preenchidos até ali ficam salvos para que possamos retomar o contato. Isso está avisado no próprio formulário e você pode desligar essa gravação com um clique, na caixa “não quero ser contatado”: a partir daí nada mais é enviado enquanto você digita. O envio do formulário é sempre um ato seu.

• Dados de uso do site público (só com o seu aceite): páginas e seções vistas, profundidade de rolagem, cliques em botões e o texto desses botões, além dos parâmetros de campanha do endereço (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content, utm_term) e da presença ou não de um identificador de anúncio. Não coletamos gravação de tela nem mapa de cliques por pessoa. Todo dado analítico passa por um filtro automático antes de sair do navegador: nome, e-mail, telefone, CPF e CNPJ são removidos ainda no seu dispositivo, mesmo que apareçam por engano em algum campo.

4. Acesso ao Google Drive

Para que a Ultradocs funcione como plataforma de organização de documentos no Google Drive do Cliente, solicitamos os seguintes escopos de acesso à conta Google:

• https://www.googleapis.com/auth/drive.file

  Finalidade: salvar os documentos coletados na pasta de destino que você escolhe, criar a estrutura de subpastas (pasta por coleta, separação entre originais e PDFs convertidos) e renomear os arquivos conforme o template configurado por você nas Configurações.

  Como o acesso é concedido: exclusivamente através do Google Picker SDK (você seleciona explicitamente a pasta de destino) ou através de pastas e arquivos criados pela própria Ultradocs em seu nome.

  O que NÃO acessamos: arquivos, pastas ou metadados do seu Drive fora do escopo das pastas que você selecionou ou que a Ultradocs criou. Não listamos, lemos, modificamos ou excluímos qualquer conteúdo fora dessa fronteira.

• https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email

  Finalidade: identificar a conta Google conectada (apenas o endereço de e-mail), para que possamos exibir qual conta está vinculada na tela de Configurações e prevenir conexões duplicadas.

• openid

  Finalidade: escopo padrão OpenID Connect, adicionado automaticamente pelo Google para autenticação federada.

5. Uso Limitado dos dados do Google

A utilização que a Ultradocs faz das informações recebidas das APIs do Google obedecerá à Política de Dados do Usuário dos Serviços da API do Google, incluindo os requisitos de Uso Limitado. Especificamente:

• Usamos os dados do Google exclusivamente para entregar e melhorar funcionalidades visíveis ao usuário dentro da Ultradocs.
• Não transferimos nem vendemos dados do Google para terceiros para fins publicitários, de avaliação de crédito ou afim.
• Não usamos dados do Google para treinar modelos de inteligência artificial generativa de uso geral, próprios ou de terceiros.
• Acesso humano aos dados do Google é restrito a casos em que (a) você consentiu expressamente, (b) seja necessário por motivos de segurança, (c) seja exigido por lei, ou (d) os dados estejam agregados/anonimizados para fins internos.

6. Inteligência Artificial e treinamento de modelos

A Ultradocs utiliza modelos de inteligência artificial (próprios e de provedores terceiros, como a OpenAI) para auxiliar na classificação, extração e validação de dados de documentos.

Não usamos dados do Cliente nem dos Clientes Finais para treinar modelos públicos da Ultradocs ou de terceiros. Caso, no futuro, venhamos a oferecer uma funcionalidade opcional de melhoria de modelos baseada em dados específicos do Cliente, isso ocorrerá apenas mediante consentimento explícito, específico e revogável a qualquer momento, jamais por padrão.

Resultados gerados por inteligência artificial podem conter erros, omissões, vieses ou interpretações incorretas. O Cliente é responsável por revisar resultados antes de tomar decisões jurídicas, financeiras, comerciais ou regulatórias.

7. Bases legais (LGPD Art. 7º)

Tratamos dados pessoais com fundamento nas seguintes bases legais:

• Cadastro, autenticação e faturamento: execução de contrato (Art. 7º, V).
• Conexão com o Google Drive: consentimento (Art. 7º, I), revogável a qualquer momento.
• Envio de mensagens automatizadas via WhatsApp aos Clientes Finais: execução de contrato com o Cliente controlador, sob a base legal indicada por ele.
• Cumprimento de obrigações fiscais, regulatórias e contábeis: obrigação legal (Art. 7º, II).
• Suporte ao cliente e atendimento: execução de contrato + legítimo interesse (Art. 7º, IX).
• Segurança da plataforma e prevenção a fraudes: legítimo interesse e cumprimento do Marco Civil da Internet.
• Melhoria do produto: legítimo interesse, com base em dados agregados/anonimizados.
• Formulário do site público, quando você envia: consentimento (Art. 7º, I), manifestado no ato de enviar, somado ao legítimo interesse no contato comercial que você mesmo iniciou.
• Formulário do site público, quando você preenche e não envia: legítimo interesse (Art. 7º, IX), avaliado e documentado em relatório interno de 2026-06-29, com duas salvaguardas que são condição dessa base: o aviso no próprio formulário e a oposição de um clique, respeitada na hora.
• Análise de uso do site e publicidade: consentimento (Art. 7º, I), recolhido no aviso de cookies, desligado por padrão e revogável a qualquer momento. Sem o seu aceite nada é medido e nada sai do seu navegador.
• Registro do lead recebido na nossa ferramenta de análise: legítimo interesse (Art. 7º, IX). Quando um formulário é enviado, registramos o fato do recebimento com identificadores internos, plano e segmento, sem nome, e-mail ou telefone e sem identificador que siga você entre visitas. Esse registro acontece mesmo se você tiver recusado a análise de uso, e a sua escolha vai anotada nele. É o que nos permite saber quantos contatos chegaram sem contar duas vezes a mesma pessoa.

Não vendemos seus dados.

8. Compartilhamento com sub-operadores

Compartilhamos dados apenas com os sub-operadores estritamente necessários para a prestação do Serviço, todos sob obrigações contratuais equivalentes às previstas nesta Política:

• Supabase (banco de dados e autenticação) — região AWS sa-east-1, Brasil.
• Vercel (hospedagem da aplicação web) — Estados Unidos / Europa.
• OpenAI (classificação, extração e validação de documentos por IA) — Estados Unidos.
• Z-API e uazapi (envio e recebimento de mensagens via WhatsApp, incluindo o aviso interno de que um novo contato chegou pelo site) — Brasil.
• Stripe (processamento de pagamentos e emissão de recibos) — Estados Unidos.
• Google (armazenamento dos arquivos no seu próprio Google Drive sob escopo drive.file).
• Sentry (monitoramento de erros e desempenho) — Estados Unidos.
• Hostinger (VPS onde roda a instância auto-hospedada de n8n, responsável pelas automações e integrações da plataforma, inclusive o encaminhamento dos contatos recebidos pelo site) — Brasil / Europa.
• Cloudflare R2 (armazenamento dos backups criptografados da plataforma) — Estados Unidos / global.
• ClickUp (registro do contato recebido pelo site como cartão de atendimento comercial) — Estados Unidos.
• PostHog (análise de uso do site público, somente com o seu aceite) — região da União Europeia. Recebe eventos de navegação sem nome, e-mail, telefone ou documento, e não recebe gravação de tela.
• Upstash (contadores temporários que limitam envios repetidos do formulário) — Estados Unidos / global. Guarda apenas contadores e um resumo criptográfico do endereço IP, trocado diariamente, nunca o IP em si.

Nem todos atuam nos dois ambientes. No site público participam Vercel, Supabase, Hostinger, ClickUp, os provedores de WhatsApp, PostHog (só com aceite), Upstash e Cloudflare R2. Os demais atuam na plataforma.

A Ultradocs poderá atualizar a lista de sub-operadores conforme a evolução do Serviço, mantendo nesta Política a relação atualizada. A contratação por parte do Cliente implica autorização expressa para o uso desses sub-operadores (LGPD, Art. 39).

9. Transferência internacional de dados

Alguns sub-operadores indicados na Seção 8 processam dados em servidores localizados fora do território brasileiro. As transferências internacionais ocorrem com base nas Cláusulas-Padrão Contratuais aprovadas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados (Resolução CD/ANPD nº 19/2024, Art. 4º, III), em decisão de adequação ou em outras hipóteses do Art. 33 da LGPD.

10. Como armazenamos seus dados

Os dados primários da plataforma ficam armazenados em servidores no Brasil (região AWS sa-east-1, via Supabase). Tokens OAuth são armazenados de forma criptografada em repouso. Os arquivos enviados por seus Clientes Finais ficam no seu próprio Google Drive — não armazenamos cópias permanentes em nossos servidores (mantemos apenas referências, metadados e os dados estruturados extraídos por IA).

Os contatos enviados pelo formulário do site público ficam no mesmo banco no Brasil, em uma área isolada que não é acessível pela interface pública do banco de dados: só o servidor da Ultradocs escreve e lê ali. Nossos registros técnicos desse fluxo não guardam o que você digitou. Guardam apenas um resumo criptográfico, que serve para reconhecer o mesmo envio duas vezes e não permite recuperar o valor original.

11. Retenção de dados

Mantemos cada categoria de dado pelos prazos abaixo, com base em obrigações legais e contratuais:

• Dados de cadastro do Cliente: até 30 dias após o cancelamento da conta.
• Dados financeiros e fiscais: até 5 anos após a última transação (Lei nº 10.406/2002, Art. 206 e legislação fiscal aplicável).
• Registros de acesso (logs): 6 meses (Marco Civil da Internet, Art. 15).
• Mensagens trocadas via WhatsApp e dados extraídos por IA: pelo período da conta ativa + 90 dias após o cancelamento, salvo solicitação anterior de exclusão pelo Cliente ou pelo titular.
• Arquivos no Google Drive do Cliente: retenção, governança e exclusão são responsabilidade exclusiva do Cliente em seu próprio ambiente.
• Dados sob obrigação legal específica (ex.: requisição judicial): pelo prazo determinado pela autoridade competente.
• Contatos recebidos pelo formulário do site: mantidos por prazo indeterminado, enquanto houver interesse comercial legítimo, inclusive os preenchimentos não enviados. Não há expurgo automático hoje. Essa escolha está registrada e é revista sempre que houver mudança regulatória ou pedido de titular. Você pode pedir a exclusão a qualquer momento pelo e-mail do Encarregado, e ela é feita.
• Eventos de análise de uso do site: pelo prazo de retenção padrão da ferramenta de análise, contado do evento. São dados de navegação sem nome, e-mail, telefone ou documento.

12. Seus direitos como titular (LGPD Art. 18)

Você tem direito a, mediante requisição:

• Confirmar a existência de tratamento de dados.
• Acessar os seus dados.
• Corrigir dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
• Anonimizar, bloquear ou eliminar dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD.
• Solicitar a portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço.
• Solicitar a eliminação dos dados pessoais tratados com seu consentimento.
• Obter informação sobre as entidades públicas e privadas com as quais o controlador realizou compartilhamento.
• Obter informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa.
• Revogar o consentimento a qualquer momento.
• Opor-se a tratamento realizado com fundamento em uma das hipóteses de dispensa de consentimento, em caso de descumprimento da LGPD.

Para exercer qualquer desses direitos, escreva ao Encarregado em dpo@ultradocs.ai. Quando a solicitação se referir a dados tratados em nome do Cliente controlador, poderemos orientar o titular a contatá-lo diretamente ou encaminhar a solicitação ao Cliente, conforme tecnicamente viável e juridicamente adequado.

Você também pode revogar a conexão com o Google Drive a qualquer momento na tela Configurações → Desconectar, ou no painel do Google em myaccount.google.com/permissions.

13. Cookies e tecnologias similares

No site público nada de análise ou publicidade é carregado antes da sua escolha. Até você decidir, o site não conversa com nenhuma ferramenta de medição e não grava identificador nenhum. As categorias são estas:

• Necessários (sempre ativos): fazem o site funcionar e não podem ser desligados. São a sua própria escolha de cookies, o envio do formulário de contato e a proteção contra envios automatizados.
• Análise de uso (desligada até você aceitar): páginas e seções vistas, cliques e profundidade de leitura, de forma agregada, com o filtro de dados pessoais descrito na Seção 3. Não há gravação de tela.
• Publicidade (desligada até você aceitar): permite medir o resultado de campanhas. Hoje não há nenhuma etiqueta de anúncio instalada no site; a categoria existe para o dia em que houver, e continua desligada até lá.

O que o site grava no seu navegador, com o nome exato e o motivo:

• ud_consent (cookie, 12 meses, necessário): a sua escolha, a data, a versão do aviso e por qual tela ela foi feita.
• ud_lead_sid e ud_lead_no_partial (armazenamento local, necessários): o identificador do seu preenchimento, para que dois envios não virem dois contatos, e a marca de que você pediu para não gravar o preenchimento parcial.
• ud_attr e ud_aid (origem da visita e identificador anônimo de análise): antes do seu aceite existem apenas na memória da aba e desaparecem quando você a fecha. Só depois do aceite passam a durar entre visitas, por até 90 dias. Se você recusar ou revogar, são apagados na hora.
• Cookies próprios da ferramenta de análise: criados somente depois do aceite, e removidos quando você revoga.

Como mudar de ideia:o botão “Preferências de cookies”, sempre visível no canto da tela, reabre a mesma tela de escolha. Revogar tem efeito imediato, na mesma página, sem precisar recarregar nem navegar: a medição para no ato e os identificadores citados acima são apagados. Recusar é tão fácil quanto aceitar, e recusar significa recusar. Você também pode gerenciar cookies pelas configurações do navegador.

Continuidade entre o site e a plataforma. Ao clicar em um link que leva a app.ultradocs.ai, podemos acrescentar ao endereço os parâmetros de campanha da sua visita e um código curto assinado por nós, válido por poucos minutos, que carrega a origem da visita e um identificador aleatório sem ligação com a sua identidade. Serve para sabermos qual campanha trouxe uma conta nova. Identificadores de anúncio só viajam dentro desse código quando você aceitou a categoria de publicidade.

Na plataforma (app.ultradocs.ai) usamos cookies necessários de autenticação, sessão, preferência de tema e segurança, além de monitoramento de erros e métricas agregadas de desempenho (Sentry e Vercel Analytics), sem rastreamento individual entre sites.

Não utilizamos cookies de publicidade, remarketing ou rastreamento de terceiros. Caso passemos a utilizar, esta Política será atualizada antes e a categoria continuará dependendo do seu aceite. A desativação dos cookies necessários pode comprometer o funcionamento do site e da plataforma.

14. Crianças e adolescentes

A Ultradocs é uma plataforma B2B destinada a profissionais e empresas, não é direcionada a menores de 18 anos e não coleta conscientemente dados pessoais de crianças ou adolescentes. Caso identifiquemos coleta inadvertida desses dados, eles serão eliminados imediatamente.

15. Segurança da informação

Adotamos medidas técnicas e organizacionais para proteger os dados, incluindo: criptografia em trânsito (TLS 1.2+) e em repouso (tokens OAuth e credenciais), controle de acesso baseado em função, isolamento por linha (Row-Level Security) no banco de dados, segregação de ambientes, monitoramento contínuo, registro de auditoria e gestão de variáveis de ambiente.

Nenhum sistema digital é absolutamente seguro. O Cliente também deve adotar medidas adequadas de segurança em seus dispositivos, contas, repositórios conectados, senhas, permissões internas e processos operacionais.

16. Incidentes de segurança

Em caso de incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, a Ultradocs adotará medidas de contenção, investigação e mitigação e comunicará a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e os titulares afetados, conforme Art. 48 da LGPD, em prazo razoável compatível com a gravidade do incidente.

17. Alterações nesta Política

Podemos atualizar esta Política periodicamente. Mudanças significativas serão comunicadas por e-mail ou através de aviso na plataforma com pelo menos 30 dias de antecedência. A versão vigente fica sempre disponível em ultradocs.ai/privacidade.

18. Contato

Para qualquer dúvida, solicitação ou exercício de direitos LGPD:

• Suporte geral: contato@ultradocs.ai
• Encarregado/DPO: dpo@ultradocs.ai